Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai Kế hoạch, điều thách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt là với các doanh nghiệp.
Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kỳ danh sách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thành các giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiện nhằm đạt được một mục tiêu được đề ra.
Tầm quan trọng của kế hoạch
Kế hoạch là trọng tâm của mọi mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp. Lập kế hoạch có thể sai, có thể không khả thi nhưng phải lập được ra kế hoạch. Khi lập kế hoạch thì có thể dự đoán các tình huống có thể xảy ra.
Trong các hành động, các công việc, các mục tiêu mà không có kế hoạch là đã thấy thất bại( trừ một số trường hợp may mắn)
Cách lập kế hoạch
Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của mọi hành động, công việc. Ngày nay được xác định bởi công thức:
5W1H2C5M. vậy công thức 5W1H2C5M là gì?
5W:
1. Why(tại sao):Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:
- Tại sao bạn phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?
- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
2. What?: Nội dung công việc đó là gi?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước
3. Where (ở đâu)
- Công việc đó thực hiện tại đâu?.
4. - When(khi nào): Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau:
a. công việc quan trọng và khẩn cấp
b. công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
c. công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
d. công việc không quan trọng và không khẩn cấp
Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
5. Who( Ai): bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hổ trợ.
- Ai chịu trách nhiệm…
1H . How
How(như thế nào)
- Tài liệu hướng dẫn công việc, mô tả công việc
- Tiêu chuẩn công việc đó như thế nào?
- Nếu có máy móc thì vận hành như thế nào?
2C. Điều khiển, kiểm tra
1. Control( điều khiển, kiểm soát):
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường được đặc tính
- Đo bằng công cụ hay máy móc
2. Check (kiểm tra)
- Có bao nhiêu công việc thì kiểm tra bấy nhiêu
- Thực hiện 1 lần hoặc là thường xuyên
- Ai tiến hành kiểm tra
5M. Nguồn lực
Chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
- Man = nguồn nhân lực.
- Money = Tiền bạc.
- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
- Machine = máy móc/công nghệ.
- Method = phương pháp làm việc.
Nhận xét
Đăng nhận xét